B.01
Sie erfüllen die gesetzliche Pflicht, geschäftsrelevante E-Mails GoBD-konform aufzubewahren.
E-Mail-Archivierung GoBD
Wir archivieren alle geschäftlichen E-Mails revisionssicher nach GoBD. Die Mails bleiben 10 Jahre unverändert gespeichert, lassen sich samt Anhängen durchsuchen (mit Texterkennung, OCR) und für Wirtschaftsprüfer oder Finanzamt exportieren. Als Pilot läuft das Archiv bereits unter archive.netsource.de.
01
Ihr Nutzen
B.02
Kryptografische Prüfsummen sichern jede Mail, sodass sie sich nachträglich weder löschen noch verändern lässt.
B.03
Die Volltextsuche findet Inhalte auch in Anhängen (Office-Dokumente, PDF, Bilder per OCR) in Sekunden.
B.04
Bei Audits und Betriebsprüfungen legen Sie Mails vor, ohne tagelang PST-Dateien zu durchsuchen.
02
Leistungsumfang
L.01
Eigene Mailpiler-Instanz je Kunde in der Netsource Private Cloud
L.02
Anbindung an Mailcow per BCC-Weiterleitung über Postfix (Always-BCC je Domain)
L.03
Mailpiler nimmt die gespiegelten Mails per SMTP an und indexiert sie automatisch
L.04
Aufbewahrung standardmäßig 10 Jahre, längere Aufbewahrung buchbar
L.05
Speicher standardmäßig 100 GB (dank Komprimierung etwa 300 GB E-Mail-Volumen), erweiterbar bis 200 GB
L.06
Volltextsuche über alle Mail-Inhalte und Anhänge inklusive OCR (PDF, Bilder, Office)
L.07
Weboberfläche, über die berechtigte Benutzer einzelne Mails abrufen
L.08
Export für Audit-Anfragen (EML, ZIP)
L.09
Zugriffskontrolle per Single Sign-on (SSO) über Zitadel
L.10
Tägliches Backup auf PBS, Wiederherstellungstest halbjährlich
L.11
Überwachung der Archivierung über Wazuh
03
Voraussetzungen und Grenzen
→ Voraussetzungen
- E-Mail Hosting (NDS-WP-MAILCOW) oder Microsoft 365 (NDS-M365-BP/E3) als Quell-Mailserver
- Anbindung an Zitadel, damit nur berechtigte Personen suchen können
- Wartungsvertrag, falls Sie eine garantierte Reaktionszeit wünschen
✗ Nicht enthalten
- Gelöschte Postfächer stellen wir über eigene Backup-Bausteine wieder her, NDS-SEC-BCK-ACR-M365 (M365) bzw. NDS-PVE-PBS (Mailcow).
- Welche E-Mail-Klassen Sie archivieren müssen, klären wir in der Compliance-Beratung (NDS-PRJ-COMPL).
- Die Übernahme eines bestehenden Archivs aus MailStore, Benno oder anderen Lösungen ist ein Projekt (NDS-PRJ-MIG).
- Gerichtsfeste E-Discovery-Auswertungen mit Zeitstempel-Beweissicherung sind eine Sonderleistung und nicht im Standardpaket enthalten.
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Verwandte Leistungen
NDS-WP-MAILCOW
E-Mail Hosting
E-Mail-Hosting mit Mailcow in einem deutschen Rechenzentrum, unabhängig von Microsoft. Sie erhalten eine eigene VM mit eigenen IP-Adressen, IMAP, SMTP und ActiveSync sowie eingebauten Spam- und Virenfiltern.
NDS-SEC-BCK-ACR-M365
Acronis Backup Microsoft 365
Wir sichern Ihre Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams aus Microsoft 365 bei einem zweiten Anbieter. Die Daten liegen in Deutschland und bleiben auch dann verfügbar, wenn bei Microsoft etwas schiefgeht.
NDS-PRJ-COMPL
Compliance-Beratung
Wir beraten Sie zu DSGVO, ISO 27001 und BSI-Grundschutz. Am Ende steht eine Liste von Maßnahmen, sortiert nach dem, was für Ihr Unternehmen zuerst wichtig ist.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
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